von Mag.
Otto Reith, Steuerberater
SEPA-Zahlung ab 1.2.2016 ohne Belegscan
[akt. 07.03.2016]
Ab Februar werden händisch
ausgefüllte Zahlungsanweisungen nicht mehr gescannt und an den Zahlungsempfänger
weitergeleitet. Soweit dies möglich ist, werden die händischen Daten
zwar automatisiert verarbeitet und in der Überweisung weitergeleitet. Dies
kann aber unvollständig erfolgen. Daher kann der Zahlungsempfänger
Vermerke auf den Zahlscheinen nicht mehr lesen und es bestehen Schwierigkeiten
in der Zuordnung von Zahlungen. Eine Folge davon ist die verpflichtende
elektronische Zahlung an das Finanzamt.
SEPA ab 1.8.2014
Inkrafttreten verschoben
[akt. 14.03.2014]
Ab August 2014 sind in Euro nur mehr
sog. SEPA-Überweisungen möglich. Zu den Details siehe unsere Info vom
16.05.2013. Bis dahin werden Nicht-SEPA-Überweisungen weiterhin
„toleriert“. Dies ermöglicht Ihnen, die Zahlungen sukzessive
auf SEPA umzustellen und die Auswirkungen auf die Buchhaltung zu beobachten
(siehe dazu ebenfalls unsere Info 16.05.2014).
SEPA ab 1.2.2014
Wie wirkt sich der neue
Bankzahlungsverkehr auf die Finanzamts-Zahlungen und Buchhaltung aus?
[akt. 16.05.2013]
Ab Februar 2014 sind in Euro nur mehr
sog. SEPA-Überweisungen möglich. EU-weit besteht eine einheitliche
elektronische Zahlungsverkehrsinfrastruktur für Euro-Zahlungen und damit
ein einheitlicher europäischer Zahlungsverkehrsraum („Single Euro
Payments Area“ – SEPA).
TIPP: Der Vorteil? Die SEPA-Überweisung dauert innerhalb der gesamten EU
garantiert nur noch einen (Werk-)Tag.
SEPA-Zahlungen verwenden statt „Kontonummer und Bankleitzahl“ die
international gültige Kontonummer IBAN, die internationale
Bankkontonummer. D.h. künftig muss eine Überweisung im Inland oder
innerhalb der EU mit Angabe eines IBAN anstatt der Kontonummer der
Gegenseite erfolgen. Diesen IBAN findet man oft bereits auf Rechnungen, auf
seinem eigenen Kontoauszug oder der Bankomatkarte. Im IBAN ist die Bank
enthalten, d.h. es ist keine BIC-Angabe für die Bank der Gegenseite
bei Überweisungen inn. der EU nötig. Einen IBAN-CHECK kann man
hier machen: http://www.stuzza.at/
Lastschriften
Es gibt nur noch 2 Arten von Lastschriften:
1) Basislastschrift - 56 Tage Widerrufsrecht ohne Angabe von Gründen (13
Monate bei Bestreitung des Mandates)
2) Firmenlastschrift - kein Widerrufsrecht (ausser bei Mandatsbestreitung 3
Monate), Mandat muss der Bank bereitgestellt werden, sie prüft das
Vorliegen eines Mandates, nur zwischen Firmenkonten
In beiden Fällen ist der Auftraggeber der Lastschrift verpflichtet zu
Vorankündigung, Fristeneinhaltung, Kennzeichung der Aufträge und es
muss eine Creditor-ID und ein Mandat vorliegen.
Das Mandat hat bestimmte Formvorschriften zu erfüllen, z.B. die Angabe
einer Creditor-ID und einer Mandatsreferenz. Es sollte daher z.B. bei
Verträgen (etwa Mietverträgen) auf einer gesonderten Seite
unterschrieben werden.
Die bestehenden Einzugsermächtigungen und Abbucher können ohne neues
Mandat auf Basislastschrift (mit Widerrufsrecht) umgestellt werden.
Bei beiden Fällen ist eine 14 tägige Vorankündigung der
Belastung nötig, es sei denn, im Mandat wurde diese ausgeschlossen.
Auch bei jeder Änderung des Betrages ist eine neue Ankündigung
nötig, es sei denn - siehe oben.
TIPP: Vorteil für den Zahler: Dem Zahler muss eine "Mandatsverwaltung"
für sein Bankkonto möglich sein. Damit einher gehen
- Gesamtüberblick der erteilten Mandate für Lastschriften
- Möglichkeit der Sperre bestimmter Kreditoren
- Begrenzungsmöglichkeiten für jedes Mandat (wie oft Einzug, welcher
Betrag maximal etc)
ähnlich der derzeiten Verwaltung der Daueraufträge.
Mandate für Basislastschriften müssen der Bank nicht übermittelt
werden! Der Kunde muss sie daher in seiner Mandatsverwaltung selbst anlegen.
Firmenlastschriften-Mandate sind der Bank bekannt und daher schon vorangelegt.
Zahlungsreferenz ODER Verwendungszweck
Mit der SEPA wurde ein 140 Zeichen Verwendungszweck eingeführt, der dem
Empfänger übermittelt wird. Allerdings wollen viele Firmen bei
Überweisungen die Kundendaten rein numerisch im Feld Zahlungsreferenz
eingefüllt haben. Die Befüllung der Felder Zahlungsreferenz und
Verwendungszweck schließen sich aber gegenseitig aus! Will ich daher
sichergehen, dass meine Zahlung beim Empfänger wie gewünscht
verarbeitet und berücksichtigt wird, muss ich die von ihm gewünschte
Zahl ins Feld Zahlungsreferenz eintragen.
NACHTEIL: Auf dem Kontoauszug des Zahlers sieht man nur mehr die numerische
Zahlungsreferenz - eine Zuordnung durch den Zahler bzw. dessen Buchhalter ist
dadurch sehr erschwert!
Zuordnung von Zahlungen auf dem
Kontoauszug
Will man dem Empfänger auch Buchstaben mitteilen oder will man auf seinem
Kontoauszug einen Text, der einem die Zuordnung der Zahlung ermöglicht, so
gibt es derzeit 3 Möglichkeiten:
1) Befüllung des Verwendungszweckes anstatt der Zahlungsreferenz mit der
vom Empfänger gewünschten Zahl und den vom Zahler gewünschten
Text zur Identifikation der Zahlung. Beispiel:
123456789012 Rechnungen xxx, yyy, zzz
Folge: die vom Empfänger gewünschte automatische Verarbeitung kann
daher nicht erfolgen. Es dauert länger, bis eine Zahlung zugeordnet ist,
es wird eventuell gemahnt etc. Ob intelligente Software des Empfängers die
Kundendaten aus dem Verwendungstext filtern und damit die Zahlung automatisch
zuordnen kann, bleibt abzuwarten.
2) Eintrag von Text zusätzlich zur Zahl ins Feld Zahlungsreferenz. Dieses
hat zwar 35 Zeichen und kann auch Buchstaben enthalten. Befüllt man die
Zahlungsreferenz allerdings mit anderen Zeichen als Ziffern oder mit mehr als
12 Ziffern, werden diese Daten nicht als automatisch verwertbare Kundendaten an
den Empfänger übermittelt. Folge: dieselbe wie bei 1)!
Eine Abstimmung im Vorfeld, z.B. bei Überweisung mehrerer Rechnungen mit einer
Überweisung wird daher erforderlich sein.
3) Einige Banken (z.B. ERSTE) bieten ein zusätzliches Erfassungsfeld
"Auftraggeber-Referenz" mit 35 Zeichen. Diese Information dient dem
Auftraggeber zur eindeutigen Zuordnung der Buchung und wird an den Empfänger
weitergegeben. D.h. ich kann die Zahlungsreferenz mit den vom
Zahlungsempfänger gewünschten numerischen Daten füllen und
störe seine Verarbeitung nicht. Auf dem Kontoauszug finde ich die Buchung
aber mit genau dem Text der Auftraggeber-Referenz, nur steht davor ein
"AREF:" Die Zuordnung der Zahlung z.B. beim Buchen wird erleichtert.
SEPA-Überweisungen ans Finanzamt
Das Finanzamt verlangt bei Überweisungen, dass die Steuernummer als
Kundendaten-Kriterium der Finanz als Zahlungsreferenz angegeben wird und
(zugleich) bei einer Verrechnungsweisung (d.h. die Finanz soll den Betrag
für bestimmte Abgaben verrechnen, d.h. diese zeitgleich als gemeldet
buchen) die Abgabenart mit Periode und Betrag zu erfassen. Möglicherweise
wird für Online-Produkte, die nicht für Firmenkunden gedacht sind,
keine spezielle Maske für Finanzamt-SEPA-Überweisungen existieren.
Viele kleinere Unternehmer mit Umsätzen unter 30.000 netto müssen
aber keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und erteilen dem Finanzamt die
Verrechnungsweisung mittels Zahlungsdaten, z.B. U 01032014 1567.
TIPP: Die Lösung ist wohl eine Verwendung des Feldes Verwendungszweckes
und die Angabe der Steuernummer in diesem Feld. Mögliche nachteilige
Folgen: siehe oben.
TIPP: Eine mögliche Lösung ist die Verwendung einer
Überweisungs-Software, die eine Erfassungsmaske für
Finanzamtszahlungen beinhaltet.
Import/Export Buchhaltung
Wenn elektronische Zahlungsaufträge (Überweisungsdateien) an die Bank
übermittelt werden (z.B. aus einer SAP- oder BMD-Buchhaltung oder einem
E-Banking-Programm heraus), müssen sie künftig einer Norm mit
XML-Format entsprechen.
Sollen Zahlungsdaten (Kontoauszüge) in die (z.B. SAP- oder
BMD-)Buchhaltung oder das E-Banking-Programm rückgespielt werden, so muss
eine Datei im CAMT-Format von der Bank bereitgestellt werden.
Wir bitten bei Fragestellungen betreffend Zahlungsverkehr mit der Finanz und die Buchhaltung mit uns Kontakt aufzunehmen. Vieles kann im Vorfeld getestet werden, um unliebsame Überraschungen im Zusammenhang mit SEPA-Überweisungen und deren Verarbeitung in der Buchhaltung zu vermeiden.
(Daten teilweise aus Seminarunterlagen der Oberbank vom 16.05.2013, siehe auch Online-Informationen)